Bedrijfsvoering

Boekjaar 2025 is het derde jaar waarin het college verplicht is om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording is de schriftelijke verklaring die het dagelijks bestuur afgeeft bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur verklaart daarbij dat zij rechtmatig heeft gehandeld, dat wil zeggen dat alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving en dat alle lasten in het begrotingsjaar vallen binnen de begroting (incl. wijzigingen) zoals door het algemeen bestuur is goedgekeurd.

Het proces rondom de afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording is adequaat ingericht binnen gemeente Zevenaar. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het college, raad, control en ambtelijke organisatie zijn goed beschreven en bekend bij alle actoren.

De gemeente heeft 1 fte formatie op de verbijzonderde interne controle. De functionarissen die de verbijzonderde interne controle uitvoeren zijn verantwoordelijk voor het vaststellen of in alle relevante processen de financiële rechtmatigheid wordt geborgd en geeft een onafhankelijk oordeel over de naleving. De uitkomsten van de interne controles worden vastgelegd in een checklist en in een verslag gerapporteerd. De VIC heeft over 2025 een interne controle uitgevoerd over onder meer de volgende processen;

• Inkoopfacturen
• Verstrekte subsidies
• Investeringen
• Sociaal domein
• EU aanbestedingen
• Krediet overschrijdingen
• Begrotingsonrechtmatigheid

De auditcommissie is de afgelopen jaren uitvoerig meegenomen in de ontwikkelingen in wet -en regelgeving, de controle en verantwoording. Dit ook in samenhang met de rapportages die worden opgesteld door de accountant.

Uitkomsten rechtmatigheidscriteria

Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:

• Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)
• Begrotingscriterium
• Voorwaardencriterium

Onderstaand is per criterium aangeven op welke wijze de gemeente Zevenaar ten aanzien van rechtmatig heeft gehandeld.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)
Er zijn binnen de gemeente Zevenaar in 2025 geen signalen geweest over (het vermoeden van) misbruik of oneigenlijk gebruik. De VIC-functie heeft bij het uitvoeren van verschillende controles stil gestaan bij potentiële fraudesignalen.

Begrotingsrechtmatigheid criterium
Dit bestaat uit een onrechtmatigheid op investeringskredieten en overschrijdingen van lasten op programmaniveau. Uit de analyse blijkt dat 30 investeringen ultimo 2025 een overschrijding hebben ad €426.683. Van deze onrechtmatigheden is € 227.533 acceptabel.

Aankoop pand Stationsplein 4 Zevenaar
Het pand is in 2024 aangekocht door de gemeente. De verbouwwerkzaamheden zijn in 2025 afgerond en het pand is in gebruik genomen. De werkzaamheden zijn duurder uitgevallen dan aanvankelijk begroot. Dit is veroorzaakt door hogere renovatiekosten en het niet meenemen van de btw in de begrotingsaanvraag. Ultimo 2025 bedraag de overschrijding € 234.774 (waarvan € 94.000 acceptabel is).

De lasten overschrijdingen op programma niveau bedragen € 1.632.000 verdeeld over vijf programma`s. Van deze onrechtmatigheden is €1.164.000 acceptabel op basis van de bepalingen die in de financiële verordening zijn opgenomen.

De afwijkingen op programmaniveau vallen binnen de afspraken, zoals opgenomen in artikel 12 van de financiële verordening. Een gedetailleerde uiteenzetting van de verschillende analyse per programma is opgenomen in de jaarstukken en in onderstaand tabel. Met de Raad zijn nadere afspraken gemaakt op welke wijze, in afwijking van begrotingswijzigingen, de raad tijdig kan worden geïnformeerd over onderschrijdingen van baten en lasten en overschrijdingen van baten. Deze afspraken zijn vastgelegd in de financiële verordening. Bij de programma's zijn de verschillende analyses uiteengezet op programmaniveau. Deze begrotingsafwijkingen passen  binnen deze door de Raad gestelde kaders ten aanzien van acceptabele afwijkingen (past binnen beleid, direct gerelateerde inkomsten en open-einde regelingen).

Voorwaarden criterium
Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen gemeente Zevenaar voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Hierbij is het normenkader uitgewerkt in een toetsingskader (recht, hoogte en duur). Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied wordt gebruik gemaakt van de interne controles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium. De bevindingen ten aanzien van voorwaarden criterium heeft voornamelijk betrekking op de (Europese) aanbestedingen analyse.

Bij de crediteurenanalyse zijn bij 9 dossiers (2024: 12) onrechtmatigheden geconstateerd ad € 730.035 (2024: € 1.872.566). De geconstateerde afwijkingen hebben betrekking op de naleving van de Europese aanbestedingswet en regelgeving en zijn relatief gering. De individuele afwijkingen liggen ruim onder de rapportagegrens ad €250.000 en bestaan voor een deel aanbestedingen uit 2024.

 De belangrijkste onrechtmatigheden hebben betrekking op de volgende afwijkingen;

• Contract voor schoonmaak van kantoorlocaties is meervoudig aanbesteed terwijl de uitgaven de EU drempel hebben overschreden;
• De bestedingen met betrekking tot het bezorgen hebben de Europese drempel overschreden terwijl de overeenkomst initieel enkelvoudig is gegund;
• Gemeente Zevenaar heeft geen (raam)overeenkomst met een crediteur voor aanschaf van verkeersborden maar gunt jaarlijks veel verschillende enkelvoudige opdrachten die homogeen zijn aan dezelfde crediteur;
• De bestedingen met betrekking tot de huidige salarisadministratie applicatie hebben het Europees drempelbedrag overschreden terwijl er geen wettig Europees aanbestedingsproces heeft plaatsgevonden
• Van een aantal contracten is de looptijd inclusief verlengingen verlopen terwijl er nog geen nieuwe aanbesteding is doorlopen. Deze uitgaven blijven onrechtmatig totdat een nieuw Europees aanbestedingstraject is afgerond.

Er is dus sprake van een afname van de onrechtmatigheden ten opzichte van voorgaand jaar rekening. Team inkopen heeft een belangrijke rol gespeeld om de onrechtmatigheden onder de aandacht te brengen van de verschillende teams en het ondersteunen bij een nieuw aanbestedingstraject. De VIC medewerker, team inkopen en applicatiebeheer zijn momenteel bezig met het ontwikkelen van een digitale spendanalyse. Met deze tool kunnen de uitgaven beter worden gevolgd, zodat mogelijke onrechtmatigheden tijdig worden opgespoord en voorkomen. Daarnaast wordt de inkooporganisatie vergroot om het aanbestedingsproces nog beter te ondersteunen.

De geconstateerde onrechtmatige aanbestedingen betroffen aanbestedingen of uitgaven die zijn gestart voor 2025 en de inrichting van de eigen inkooporganisatie. Voor boekjaar 2026 zullen voor het inkoop- en aanbestedingenproces meer maatregelen genomen worden om onrechtmatigheden tijdig te voorkomen en signaleren binnen gemeente Zevenaar.

Naleving inkoopbeleid
Uit de spendanalyse is opgemerkt dat het interne inkoop en aanbestedingen beleid niet consistent wordt nageleefd. Er zijn enkele contracten opgemerkt die enkelvoudig zijn gegund. Op basis van de werkelijke bestedingen hadden deze contracten meervoudig aanbesteed moeten worden. Dit zijn enkele incidenten die niet leiden tot een financiële onrechtmatigheid.

Bij andere interne controles zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving.

Zichtbare vastlegging ID check WMO
Voordat een beschikking wordt afgegeven in het kader van de WMO moet de identiteit van de aanvrager worden vastgesteld. De uitgevoerde controle moet reproduceerbaar worden vastgelegd in het dossier. Als dit achteraf niet kan worden vastgesteld, dan leidt dit tot een financiële rechtmatigheidsfout. Tijdens de controles hebben wij geconcludeerd dat er onvoldoende aandacht is geschonken aan het juist vastleggen van de uitgevoerde controle, waardoor de rechtmatigheidsfout is ontstaan van € 6.159.432 (vorig jaar € 2.326.289).

De afgelopen jaren is er geïnvesteerd in meerdere manieren om dit te ondersteunen. In de applicatie is gezocht naar mogelijkheden om dit te ondersteunen en te verplichten. Maar de applicatie biedt onvoldoende mogelijkheden om dit te waarborgen en te monitoren. In de procesbeschrijvingen zijn aanpassingen geweest, maar de aandacht voor monitoring moet verbeterd worden. Daarnaast is gezocht naar de meest effectieve manier om de controle uit te voeren en vast te leggen. Hier zijn verschillende methoden toegepast wat uitdagingen gaf in de consistentie van de vastlegging van de controle. In 2026 worden gerichte verbeter acties op naleving en monitoring ingericht.

Formele onrechtmatigheid; geen formele beschikking bij doorverwijzingen
Er wordt zorg ingezet via het berichtenverkeer op basis van doorverwijzing door derden (vb. een huisarts, medisch specialist, gecertificeerde instelling). Voor deze zorg wordt geen formele beschikking door de gemeente afgegeven. De verantwoording van deze zorg en de bijbehorende kosten nemen wij in de reguliere bedrijfsvoering mee, met inachtneming van de wettelijke kaders van de Jeugdwet en de Wmo. De gemeente heeft interne procedures ingericht om de rechtmatigheid en doelmatigheid van deze zorg te borgen, zodat de controle en verantwoording mogelijk blijven. De totale kosten voor deze zorg bedragen circa € 10,3 miljoen en op basis van statistische steekproef circa € 5,6 miljoen

Overzicht van uitkomsten rechtmatigheid
In onderstaand overzicht zijn de uitkomsten opgenomen van het rechtmatigheidsonderzoek.